Membalas email HRD dengan baik adalah langkah penting dalam proses mencari kerja. Supaya kamu bisa menunjukkan profesionalisme dan antusiasme kepada perekrut, yuk, simak cara membalas email HRD yang baik berserta contohnya berikut ini!
Baca juga: 7 AI Untuk Melamar Kerja Gratis yang Wajib Kamu Coba
Cara Membalas Email HRD yang Baik
Setelah mendapatkan email dari HRD, langkah selanjutnya adalah mengetahui cara yang tepat untuk merespons. Setiap balasan harus menunjukkan keseriusan dan kesopanan, serta memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan tersampaikan dengan jelas.
Berikut adalah beberapa langkah yang bisa kamu ikuti untuk membalas email HRD dengan baik.
Baca juga: 8 Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Benar dan Sopan
1. Baca Isi Email dengan Teliti
Ketika kamu menerima email dari HRD, penting untuk meluangkan waktu dan membaca seluruh isi email dengan cermat. Pastikan kamu memahami setiap detail, termasuk instruksi atau informasi penting seperti jadwal wawancara, dokumen yang perlu dibawa, atau deadline tertentu.
2. Balas Email Sesegera Mungkin
Saat menerima undangan wawancara dari HRD melalui email, upayakan untuk membalasnya secepat mungkin. Respons yang cepat menunjukkan sikap profesional dan antusiasme terhadap peluang kerja yang ditawarkan. Sebaiknya kamu membalas dalam kurun waktu 24 jam setelah email diterima, atau lebih cepat jika memungkinkan.
3. Mulai dengan Sapaan yang Sopan
Saat membalas email dari HRD, mulailah dengan sapaan yang sopan untuk menunjukkan rasa hormat. Gunakan sapaan seperti “Pak/Bu [Nama HRD],” di awal email. Jika nama HRD tidak disebutkan dalam email sebelumnya, kamu bisa memulai dengan sapaan umum seperti “Bapak/Ibu HRD.”
Baca juga: 10 Aplikasi Lowongan Kerja Terpercaya 2024 [Untuk Pemula]
4. Perkenalkan Diri Secara Singkat
Jika ini adalah komunikasi pertama kamu dengan HRD dan kamu belum pernah bertemu sebelumnya, berikan perkenalan singkat di awal email. Mulailah dengan menyebutkan nama lengkap, diikuti latar belakang pendidikan yang relevan, dan pengalaman kerja singkat jika diperlukan.
Perkenalan ini membantu HRD mengenali kamu dengan lebih baik dan menghubungkan profilmu dengan posisi yang kamu lamar.
5. Gunakan Nada Percakapan yang Profesional
Ketika membalas email dari HRD, pastikan untuk menjaga nada profesional dalam setiap kalimat. Setelah menerima undangan wawancara, lakukan konfirmasi ulang mengenai waktu, lokasi, atau nomor telepon yang diberikan, sehingga HRD merasa yakin bahwa informasi sudah kamu pahami dengan jelas.
Jika wawancara dilakukan secara daring, kamu juga bisa menanyakan platform yang akan digunakan, atau konfirmasi tautan pertemuan jika sudah disediakan.
6. Hindari Balasan yang Bertele-Tele
Saat membalas email dari HRD, gunakan bahasa yang langsung dan to the point, seperti halnya saat menulis surat lamaran kerja. Balasan yang singkat dan jelas menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu HRD dan memahami inti komunikasi.
Sampaikan tanggapanmu dalam kalimat yang padat dan efektif, tetapi tetap sopan dan penuh penghargaan
7. Sampaikan Rasa Terima Kasih
Jangan lupa untuk mengungkapkan rasa terima kasihmu atas kesempatan yang diberikan oleh HRD untuk mengikuti proses seleksi. Apresiasi sederhana ini tidak hanya menunjukkan sikap sopan, tetapi juga mencerminkan antusiasme dan keseriusanmu dalam melamar posisi tersebut.
Sampaikan terima kasih atas waktu dan perhatian yang telah diluangkan oleh HRD dalam memproses lamaranmu.
8. Sampaikan Kesiapan untuk Proses Seleksi
Tunjukkan kesiapanmu untuk mengikuti seluruh rangkaian proses seleksi yang telah ditentukan. Pastikan untuk menegaskan bahwa kamu siap untuk hadir di setiap tahapan, termasuk wawancara, tes, atau evaluasi lainnya yang mungkin diperlukan.
Jika HRD meminta konfirmasi jadwal, berikan tanggapan yang jelas dan pastikan jadwal yang disepakati sesuai dengan kesediaanmu.
Baca juga: 15 Alasan Pindah Kerja yang Baik dan Ampuh Untuk Wawancara!
9. Tanyakan Jika Ada Hal yang Kurang Jelas
Jika terdapat informasi dalam email yang belum kamu pahami sepenuhnya, jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan. Misalnya, jika jadwal atau lokasi wawancara masih kurang jelas, atau ada instruksi khusus yang butuh penjelasan lebih lanjut, sampaikan pertanyaanmu secara langsung.
Mengajukan pertanyaan seperti ini justru menunjukkan bahwa kamu perhatian terhadap detail dan memiliki keseriusan untuk mempersiapkan diri dengan baik dalam proses seleksi.
10. Akhiri dengan Sapaan Hormat
Selesaikan email balasanmu dengan kalimat penutup yang sopan, seperti “Hormat saya” atau “Salam hormat,” diikuti oleh nama lengkapmu. Tanda tangan elektronik atau informasi kontak tambahan, seperti nomor telepon, juga dapat disertakan jika memungkinkan.
Penutupan yang sopan mencerminkan profesionalisme dan perhatianmu terhadap etika komunikasi yang baik.
Contoh Balasan Email Untuk HRD
Setelah memahami cara membalas email HRD yang baik, kamu juga mungkin penasaran dengan contoh emailnya. Berikut ini adalah template balasan yang bisa kamu gunakan:
Contoh Balasan Email Untuk Konfirmasi Undangan Wawancara
Subjek: Konfirmasi Undangan Wawancara
Pak/Bu [Nama HRD],
Saya berharap email ini menemui Anda dalam keadaan baik. Nama saya [Nama Kamu], dan saya telah melamar untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti proses seleksi ini.
Saya telah menerima undangan wawancara yang Anda kirimkan dan ingin mengonfirmasi bahwa saya siap hadir pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan. Apabila ada dokumen atau persiapan khusus yang perlu saya bawa, mohon informasikan kepada saya.
Hormat saya,
[Nama Kamu]
[Nomor Telepon]
[Email Kamu]
Contoh Cara Membalas Email HRD Untuk Menunggu Kepastian
Subjek: Tindak Lanjut Proses Seleksi
Pak/Bu [Nama HRD],
Saya berharap email ini menemui Anda dalam keadaan baik. Nama saya [Nama Kamu], dan saya baru saja mengikuti wawancara untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk berbicara dan mengenal lebih jauh tentang tim Anda.
Saya ingin menanyakan perkembangan mengenai proses seleksi ini. Saya sangat antusias tentang kesempatan untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan] dan ingin mengetahui kapan saya dapat mengharapkan kabar lebih lanjut.
Apabila ada informasi tambahan yang dibutuhkan dari pihak saya, mohon beri tahu. Terima kasih banyak atas perhatian Anda, dan saya menunggu kabar dari Anda.
Hormat saya,
[Nama Kamu]
[Nomor Telepon]
[Email Kamu]
Contoh Cara Membalas Email HRD Untuk Mengirim Berkas
Subjek: Pengiriman Berkas yang Diminta
Pak/Bu [Nama HRD],
Saya berharap email ini menemui Anda dalam keadaan baik. Nama saya [Nama Kamu], dan saya melamar untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti proses seleksi ini.
Sebagai tindak lanjut dari permintaan Anda, saya lampirkan berkas yang diminta, termasuk [sebutkan jenis berkas, misalnya, CV, transkrip, atau sertifikat]. Jika ada dokumen lain yang perlu saya kirimkan atau jika Anda memerlukan informasi tambahan, silakan beri tahu saya.
Terima kasih atas perhatian Anda, dan saya berharap dapat mendengar kabar baik dari Anda segera.
Hormat saya,
[Nama Kamu]
[Nomor Telepon]
[Email Kamu]
[Lampiran: [Nama Berkas].pdf]
Sudah Tahu Bagaimana Cara Membalas Email HRD?
Nah, itu dia cara membalas email HRD yang baik lengkap bersama contohnya. Jadi, sekarang kamu sudah paham, kan?
Yuk, lanjut baca tulisan seputar keuangan lainnya dengan bahasa yang ringan dan mudah dimengerti di blog cerdascuan.com sekarang juga!
